Basiswerkwijze A-PerfectMatch (APM)

Wanneer u alle stappen van de wizard doorlopen heeft, kunt u doorgaan met de onderstaande stappen.

We gaan ervan uit dat u (1) de "Easy Start Guide" hebt doorgenomen (Easy Start Guide) en (2) dat kandidaten en opdrachtgevers al in APM zijn toegevoegd en (3) dat het vinkje "Prospect" is uitgeschakeld voor kandidaten/opdrachtgevers die u gaat gebruiken.


Werkt u met bekende tarieven en uurtarieven?

  • Ja: Dan kunt u deze alvast definiëren bij opdrachtgevers

(over het veld account en wat is een account?).

  • Nee: Dan kunt u m.b.v. standaardaccounts tijdens het maken van een plaatsing (via de plaatsingswizard, hoe werkt de plaatsing wizard? ), het uurloon en het tarief definiëren.


Opdracht/vacature aanmaken

Opdracht (vacature) aanmaken (over menu opdrachten), vinkje "Prospect" uitzetten.


Is de kandidaat die gaat werken niet bekend?

Zoek via "Geschikte kandidaten" naar kandidaten (hoe zoek ik geschikte kandidaten?)


Moeten ze eerst op gesprek?

Voeg ze als sollicitant toe aan de opdracht, daar kunt u hun status aanpassen


Worden ze aangenomen?

Maak plaatsing via "Plaatsingswizard" (hoe werkt de plaatsing wizard?)

Verstuur bevestigingsbrieven/e-mails/contracten via Opdracht-sjablonen (hoe gebruik je sjablonen?)


Nadat kandidaten hebben gewerkt, kunnen ze hun uren doorgeven:


Als kandidaten uren zullen doorgeven via de app/het portaal, dient u per afdeling te bepalen hoe de uren goedgekeurd kunnen worden (opdrachtgever afdeling).


Nadat de uren in APM zijn ingevoerd zullen ze zich bevinden in het onderdeel "Internet week/maand declaraties", u dient dan deze uren te accorderen (internet declaratie scherm).


Nadat de declaraties zijn geaccordeerd krijgen deze de status "Consultant goedgekeurd", hierna kunt u overgaan tot facturatie (facturen aanmaken) en verloning (over verlonen).


Als u met (dag) diensten werkt

Mocht uw organisatie zich bezighouden met diensten, dan is onderstaand een van de mogelijke werkwijzen.


Om diensten aan te maken/registreren, dient u eerst een opdracht (geen prospect) aan te maken met een unieke combinatie van Opdrachtgever/Afdeling/Functie (opdrachten scherm).


Dit kunt u handmatig doen, maar ook met de functie "maak ontbrekende dienstopdrachten" die in één keer voor alle gewenste combinaties een opdracht kan aanmaken.


U kunt diensten toevoegen onder de juiste opdracht (opdracht rooster scherm) op verschillende manieren:

  • via het tabblad “Rooster” in de opdracht zelf (enkel, periode).
  • via de knop "Diensten toevoegen" in de schermen “Opdrachten” en "Planboard opdrachten".
  • door Excel-bestanden in te lezen (via tabblad rooster of het opdrachten overzicht) die alle toekomstige diensten van verschillende afdelingen van een opdrachtgever of zelfs van meerdere opdrachtgevers bevatten.

We raden u aan om vanuit het "Planboard opdrachten" scherm te werken (planbord opdrachten scherm). Hierin heeft u een overzicht van alle openstaande en ingeplande diensten.


Er zijn verschillende manieren om diensten in te plannen:

  • U kunt dit zelf doen door op een openstaande dienst te klikken en gebruik te maken van "Snel match" via het rechtermuisknopmenu.
  • Kandidaten kunnen zich aanmelden via het portaal/app voor openstaande diensten die bij hen passen (diensten zoeken portaal/app). Er zijn verschillende mogelijkheden beschikbaar dus het is raadzaam om dit eerst met Actief Software te bespreken zodat deze kunnen worden ingesteld.


Nieuwe openstaande diensten kunnen op de volgende manieren worden gecommuniceerd:

  • Via e-mail "E-mail voor openstaande diensten sturen".
  • Via pushberichten "Pushbericht voor openstaande diensten sturen" als u de whitelabel app gebruikt.
  • Via "Automatische roostermailing" die bijvoorbeeld elk uur wordt verzonden (aanvragen bij Actief Software). Hier zijn extra kosten aan verbonden (0,02 per email).


Ingeplande diensten kunnen op de volgende manieren worden gecommuniceerd:

  • Als kandidaten zichzelf inplannen via het portaal/app met goedkeuring van de opdrachtgever, krijgen ze automatisch een e-mail wanneer de opdrachtgever de dienst goedkeurt. Kandidaten kunnen ook hun ingeplande diensten in het portaal/app bekijken.
  • Via een mail sjabloon die per kandidaat/opdrachtgever kan worden verzonden of via queries voor meerdere kandidaten/opdrachtgevers tegelijk.
  • Via "Automatische roostermeldingen" die bijvoorbeeld elk uur wordt verzonden (aanvragen bij Actief Software). Hier zijn extra kosten aan verbonden (0,02 per email).


Acties van kandidaat voor en na de gewerkte dienst

Kandidaten/opdrachtgevers kunnen altijd hun ingeplande diensten raadplegen in hun portaal/app.

Kandidaten hebben de mogelijkheid om de werktijden van een dienst aan te passen nadat ze hebben gewerkt in het menu "Gewerkte diensten" in het portaal/app.


Diensten omzetten in uren, accorderen, overgaan tot facturen/verlonen

Om diensten naar uren om te zetten, kunt u de tool "Declaratie controle -> Tab rooster naar declaratie" gebruiken. Als er een tabel "Werktijd" (werktijden tabel) is gekoppeld aan de opdrachtgever (Tabblad Details bij opdrachtgever), worden de werktijden omgezet naar verschillende soorten uren.


Afhankelijk van de instellingen (variabel R-D_Declaratiestatus_Code variabelen) worden de geproduceerde declaraties in APM geplaatst met de status "Consultant goedgekeurd" of met de status "Opgeslagen".


Als de declaraties zijn geplaatst in APM met de status "Consultant goedgekeurd", kunt u direct overgaan tot factureren/verlonen. Als de declaraties zijn geplaatst met de status "Opgeslagen", kan de kandidaat deze via het portaal/app op de home pagina aanpassen indien nodig en voor goedkeuring indienen bij de opdrachtgever.


Wanneer deze declaraties zijn goedgekeurd door de opdrachtgever, verschijnen ze in de "Internet declaraties". U kunt gebruik maken van de knop "Ingeplande diensten" die de aangepaste tijden vergelijkt met de oorspronkelijke tijden. Aangepaste regels worden rood gemarkeerd.


Om de aangepaste werktijden bij te werken in de declaraties, dient u de rechtermuisknop functie "Declaraties genereren o.b.v. werktijden" te gebruiken. Deze functie kan worden gebruikt voor alle regels in één keer of zelfs worden ingesteld in de opties zodat deze automatisch wordt uitgevoerd.

Nadat u de declaraties heeft geaccordeerd, kunt u overgaan tot factureren/verlonen.

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Full-featured Help generator