Op 25 mei 2018 zal de Wet Bescherming Persoonsgegevens vervangen worden voor de Algemene Verordering Gegevensbescherming (AVG). De AVG heeft implicaties voor het opslaan van gegevens van werkzame en niet (meer) werkzame kandidaten. Wat de AVG betekend voor de uitzendbranche kunt u lezen in dit handige document van ABU.


De <AVG Tool> helpt u met het bijhouden en eventueel wissen van persoonsgegevens die volgens de AVG niet (meer) mogen worden opgeslagen. Hier worden niet-werkzame Kandidaten getoond waarvan de AVG toestemming (tabblad <Details> van het <Kandidaatscherm>) is verlopen / niet is ingevuld of meer dan 1 jaar niet meer geplaatst zijn.

Toestemming

Om Kandidaatgegevens in uw te database te bewaren voor bemiddelingsdoeleinden is vanaf 25 mei 2018 toestemming van de Kandidaat zelf nodig. Op het tabblad <Details> van het <Kandidaatscherm> zijn drie velden te vinden waar geregistreerd kan worden tot wanneer een Kandidaat toestemming geeft om diens gegevens te bewaren, conform de wet <AVG>. Deze velden zijn toegevoegd met versie 2.96 R37. Bij de nieuwe <Internetpagina's> zijn velden toegevoegd die corresponderen met deze eerder genoemde velden.


Voor alle overige Kandidaten beschikt A-PerfectMatch over een aantal tools om deze toestemming alsnog te vragen. Update 2.96 R37 installeert een <Query> genaamd <AVG mailing kandidaten>. Deze Query genereert een lijst van alle Kandidaten die niet werkzaam zijn en het veld <AVG toestemming tot> leeg is of een datum bevat die lager is dan de datum van vandaag.


Update 2.96 R37 installeert ook een e-mail <Sjabloon>, genaamd <AVG mail.msg>. Deze e-mail bevat een automatisch gegenereerde link, waarmee de Kandidaat op een eenvoudige manier toestemming kan geven of intrekken. De e-mail kunt u verzenden vanuit de Query met de knop <Email zenden>  en het menu item <Stuur via sjablonen...>.


Mocht u, om wat voor reden dan ook, (enkele) Kandidaten individueel een e-mail met link willen versturen, dan kan dit vanuit het tabblad <Contacten> van het <Kandidaatscherm>. Klik hier op de <Sjablonen>  knop en kies voor het e-mail Sjabloon genaamd <AVG mail.msg>.


In de <Agenda automaat> zijn ook twee opties aanwezig die u helpen met het handhaven van de AVG:

  • AVG toestemming: genereert een melding als 'AVG toestemming tot' binnen X dagen verloopt.
  • Document kopie 4-weken controle: genereert een melding als een Kandidaat binnen X dagen 4 weken is ingeschreven, Documenten heeft én (nog) niet werkzaam is.


Met de <Outlook scan> kunt u ervoor zorgen dat toestemming automatisch wordt geregistreerd. Instellingen hiervoor kunt u vinden op het tabblad <Constanten> onder <Opties> van <Instellingen> in <Tabel onderhoud>.

Wachtwoorden

In oudere versies van A-PerfectMatch waren wachtwoorden van Kandidaten, Contactpersonen en Consultants vrij in te zien. In verband met de <AVG> zijn er aantal wijzigingen doorgevoerd waardoor dit nu niet meer het geval is. Om Kandidaten en Contactpersonen van een wachtwoord te kunnen voorzien zijn er een tweetal opties:



Indien u gebruikt maakt van van de nieuwe <Internetpagina's>, dan kunt u nu de wachtwoorden in A-PerfectMatch extra beveiligen in Tabel onderhoud (in Tabel onderhoud  'Bestand'  'Wachtwoorden omzetten..').

Encryptie

Als u onze <Internetpagina's> geïntegreerd heeft in uw eigen website, dan dient u te controleren of deze worden aangeroepen via het https-protocol. Indien dit niet geval is, dan kan u website bouwer dit eenvoudig regelen.


De communicatie tussen A-PerfectMatch en onze cloud database server kan ook extra worden beveiligd. Ga hiervoor naar de A-PerfectMatch installatiemap en maak het bestand <SSL.txt> aan. De eenvoudigste manier om dit te doen is door met de rechter muisknop in de map te klikken en in het menu te kiezen voor <Nieuw>  <Tekst document>. Tijdens het inloggen en werken in A-PerfectMatch wordt dan aangegeven dat u verbonden ment door middel van een SSL verbinding.

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Full-featured EBook editor